Расчет больничных

Итак, к вам на стол попал надлежащим образом оформленный листок нетрудоспособности с отметкой комиссии (уполномоченного) по социальному страхованию. Теперь дело бухгалтерии правильно рассчитать сумму больничных.

Общий алгоритм расчета таков: среднедневной (среднечасовой) заработок Ч количество рабочих дней, пропущенных по болезни Ч процент оплаты больничных1.

Рабочие дни за период временной нетрудоспособности определяют по графику работы предприятия или индивидуальному графику работника, если для него таковой установлен (п. 20 Порядка № 1266). Подтверждает этот вывод и Фонд страхования по временной потере трудоспособности — см. письмо его Исполнительной дирекции от 04.11.2009 г. № 04-06/Ч-254з-312.

Конечно, базовый показатель для исчисления больничных — среднедневной (среднечасовой) заработок. Его расчет как раз и вызывает огромное количество вопросов, ведь осуществляется в несколько этапов:

1) определение расчетного периода;

2) расчет суммы выплат, которые включаются в заработок за расчетный период;

3) определение количества отработанных в расчетном периоде дней;

4) непосредственно исчисление среднедневного (среднечасового) заработка путем деления суммы выплат за расчетный период на количество отработанных в расчетном периоде дней;

5) контроль за превышением среднедневного (среднечасового) заработка максимальной величины базы начисления ЕСВ (с 01.01.2013 г. — 19499 грн, с 01.12.2013 г. — 20706 грн) в расчете на день (час).

Как вы понимаете, каждый из этапов расчета требует отдельного внимания. Рассмотрим их по очереди.

Определяем расчетный период

Расчетным периодом, за который исчисляется средняя зарплата, является период работы по последнему основному месту работы (занятие предпринимательской деятельностью) перед наступлением страхового случая, в течение которого застрахованное лицо работало и уплачивало страховые взносы или за него уплачивались страховые взносы (п. 3 Порядка № 1266).

В общем случае расчетный период составляет последние шесть календарных месяцев (с первого по первое число), предшествующих месяцу, в котором наступил страховой случай — временная нетрудоспособность (п. 4 Порядка № 1266). Впрочем, существуют дополнительные правила, которые объясняют, как быть в некоторых специфических ситуациях.

1. Для лиц, работа которых связана с сезонным характером производства в соответствии со Списком сезонных работ и сезонных отраслей, утвержденный постановлением КМУ от 28.03.1997 г. № 278, расчетный период составляет 12 календарных месяцев подряд (с первого по первое число), предшествующих месяцу, в котором наступил страховой случай.

2. Если отработано менее 6 календарных месяцев , средняя зарплата исчисляется за фактически отработанные календарные месяцы (с первого по первое число) — п. 5 Порядка № 1266.

3. Если отработано меньше календарного месяца , среднюю зарплату берут за фактически отработанное время — п. 6 Порядка № 1266 (см. также письмо Минтруда от 27.08.2007 г. № 513/020/99-07).

4. Если перед наступлением страхового случая работник не имел заработка поуважительным причинам или заболел в первый рабочий день (фактически нет расчетного периода), средний заработок определяется исходя из месячной тарифной ставки (должностного оклада), установленной работнику на момент наступления страхового случая (п. 10 Порядка № 1266).

Обратите внимание!

К уважительным причинам относятся:

  • временная нетрудоспособность;
  • отпуск по беременности и родам;
  • отпуск по уходу за ребенком до достижения им трехлетнего возраста (шестилетнего возраста по медицинскому заключению).

5. Если в расчетном периоде целый месяц не отработан по уважительным причинам, такой месяц исключается из расчетного периода (п. 4 Порядка № 1266). Если по указанным причинам не отработана часть месяца, из расчетного периода исключают только неотработанные дни (п. 3, абз. 3 п. 14 Порядка № 1266). Подтверждает данную позицию и Фонд страхования по временной потере трудоспособности в письме от 24.01.2013 г. № 04-29-143.

Немного забегая вперед, отметим: выплаты, начисленные за время, которое исключается из расчетного периода, при расчете средней зарплаты тожене учитывают. Указывают на это и специалисты Фонда страхования по временной потере трудоспособности в письме от 13.03.2013 г.№ 04-29-666.

6. Если в расчетном периоде отпуск. Время нахождения в отпуске не относится к уважительным причинам, поэтому даже если застрахованное лицо целый месяц находилось в отпуске (ежегодном, дополнительном, учебном, творческом и т.д.), такой период не исключается из расчетного периода, и выплаты, начисленные в течение такого месяца (например, премия, помощь на оздоровление), входят в расчет среднего заработка (см., например, письмо Минтруда от 14.09.2006 г. № 600/020/99-06).

Однако будьте бдительны: сами отпускные (как выплаты за неотработанное время) в расчет среднего заработка не включают. При этом неважно, был работник в отпуске целый месяц или только его часть.

7. Если работнику выданы два листка нетрудоспособности и между первым и вторым листками не было рабочих дней. Здесь важно, является ли второй листок продолжением первого. Если в заключительном выводе первого больничного указано, что работник должен приступить к работе, следующий случай заболевания считается другим страховым случаем и, соответственно, для исчисления средней зарплаты по второму листку нетрудоспособности беретсяновый расчетный период. При этом первые пять дней нетрудоспособности по второму листку оплачиваются за счет работодателя.

Другое дело, если в заключительном выводе первого листка нетрудоспособности, выданного работнику, указано, что работник продолжает болеть. Тогда следующий листок нетрудоспособности считается продолжением предыдущего. В таком случае для расчета по второму листку берется тот же расчетный период, по которому исчисляли среднюю зарплату по первому листку нетрудоспособности.

Такое же мнение было высказано в письме Минтруда от 15.08.2007 г. № 500/020/99-07.

8. Если страховой случай произошел с совместителем. В таком случае среднедневная зарплата исчисляется путем деления начисленной за расчетный период зарплаты по совместительству на количество рабочих дней (часов) в соответствующем расчетном периоде по основному месту работы. Подробнее об исчислении среднего заработка совместителям ниже.

Исчисляем заработок за расчетный период

Опять же по общему правилу, в расчет среднего заработка включают начисленные выплаты,входящие в фонд оплаты труда (основная и дополнительная зарплата, другие поощрительные и компенсационные выплаты, в том числе в натуральной форме), которые подлежат обложению НДФЛ и с которых уплачивают ЕСВ (п. 7 Порядка № 1266).

По мнению Минтруда, в расчет больничных не должны включаться выплаты за неотработанное время — оплата всех видов отпусков, компенсации за неиспользованные отпуска, сохранение средней заработной платы работникам за время их обучения с отрывом от производства в системе повышения квалификации, выполнение государственных и общественных обязанностей в рабочее время и т.д. Несмотря на то что такие выплаты, как правило, входят в фонд оплаты труда (см., например, письма от 07.12.2001 г. № 20-503, от 06.10.2006 г. № 673/020/99-06, от 02.04.2007 г. № 211/020/153-07, от 08.02.2008 г. № 60/020/99-08, от 05.06.2008 г. № 295/020/99-08).

Что ж, в принципе, такой вывод напрашивается из п. 13 Порядка № 1266, в котором сказано, что для расчета страховых выплат берут среднедневной заработок за отработанное время. Однако должны отметить, что специалисты Минтруда не до конца последовательны в своих суждениях. Скажем, в письме от 19.03.2009 г. № 51/18/99-09  они пришли к выводу, что оплату простоя не по вине работника (2/3 от тарифной ставки) следует учитывать при расчете больничных. Хотя застрахованное лицо во время простоя не работало2.

Итак, исходя из вышесказанного, можно утверждать, что:

  • больничные, декретные и прочие выплаты, которые не входят в фонд оплаты труда , в расчет больничных НЕ ВКЛЮЧАЮТ;
  • отпускные, компенсацию за неиспользованные отпуска в расчет больничных НЕ ВКЛЮЧАЮТ, поскольку они являются выплатами за неотработанное время;
  • средний заработок за время командировки включают в расчет, поскольку такие выплаты входят в фонд оплаты труда и связаны с выполнением работником трудовых обязанностей (не путать с суточными и расходами, которые компенсируют за время командировки — их в расчет ни в коем случае не включают, поскольку они не относятся к зарплатным выплатам).

Также предлагаем обратить внимание на несколько правил, которые следует учитывать при исчислении заработка за расчетный период.

Правило 1 все выплаты включаются в расчет среднего заработка в месяце их начисления.

Например, годовая или квартальная премия считается доходом того месяца, в котором она начислена, независимо от периода, за который ее будут выплачивать. Подтверждение данной мысли можно найти в письме Минтруда от 05.06.2008 г. № 295/020/99-08.

Правило 2 в средний заработок включают зарплату в пределах максимальной величины базы начисления ЕСВ (п. 9 Порядка № 1266). Суммарная зарплата в месяцах расчетного периода по основному месту работы и по совместительству также не может превышать размер максимальной величины.

Однако здесь нужно учесть один нюанс. ЕСВ уплачивают не только с выплат, входящих в расчет, но и с больничных и отпускных, которые в расчет не включаются. Поэтому в случае превышения максимальной величины возникает вопрос: какие именно из них «урезать» (сначала зарплату, а потом отпускные, или наоборот)?

Полагаем, в таком случае нужно опираться на очередность учета выплат при определении максимальной величины, установленной пп. 4.3.2 Инструкции № 21-5: сначала берут зарплату, а лишь затем больничные. В случае если приходится выбирать между выплатами одного порядка (например, премия, зарплата, отпускные), считаем, что логично было бы исходить из очередности их начисления по времени.

Впрочем, как вариант, имеет смысл прислушаться и к подходу, предложенному Минтруда в письме от 14.09.2006 г. № 600/020/99-06. Специалисты Министерства предлагают в подобных случаях делать пропорциональное распределение зарплатных выплат, с которых уплачен ЕСВ. Например, если в мае 2013 года работнику начислили зарплату за отработанное время 12000 грн и отпускные 9000 грн, то при максимальной величине базы начисления ЕСВ 19499 грн коэффициент распределения составит: 19499 грн : (12000 грн + 9000 грн) = 0,9285. Соответственно, в расчет больничных попадет зарплата в сумме: 12000 грн х 0,9285 = 11142 грн.

Однако учитывая, что оба из описанных нами подходов не идеальны и, более того, не оговорены в законодательстве, мы обратились с очередным запросом в Минсоцполитики. Как только мы получим ответ, обязательно вернемся к рассмотрению данного вопроса.

Правило 3 если целый месяц не отработан по уважительным причинам, любые начисленные в нем выплаты при исчислении средней зарплаты не учитывают (см. письмо Фонда страхования по временной потере трудоспособности от 13.03.2013 г. № 04-29-666).

Правило 4 — если часть месяца не отработана по уважительным причинам, некоторые выплаты учитывают пропорционально отработанному времени (п. 9 Порядка № 1266). Это касается:

  • поощрительных и компенсационных выплат, имеющих разовый характер;
  • выплат, не предусмотренных актами законодательства;
  • выплат, осуществляющих сверх установленных указанными актами норм.

Перечень указанных выплат можно найти в п. 2.3 Инструкции № 5 (на это же намекают Минтруда в письме от 29.06.2006 г. № 422/020/99-06 и Фонд страхования по временной потере трудоспособности в письме от 24.01.2013 г. № 04-29-143). Поэтому к таким выплатам, в частности, могут относиться:

  • вознаграждения по итогам работы за год, ежегодные вознаграждения за выслугу лет3;
  • премии, выплачиваемые в установленном порядке по специальным системам премирования, выплаченные в соответствии с решениями правительства;
  • премии за выполнение важных и особо важных заданий;
  • одноразовые поощрения, не связанные с конкретными результатами труда — к юбилейным и памятным датам (см. письмо Минтруда от 03.11.2006 г. № 689/020/99-06).

Внимание!

Если в месяце не отработано ни одного дня (например, частично был больничный, частично — ежегодный отпуск), указанные выплаты не учитываются вообще.

Зато выплаты за отработанное время, все виды премий, социально-трудовые льготы, установленные коллективным договором, включаются в расчет полностью (конечно, в пределах максимальной величины) независимо от количества отработанных в месяце дней. Они выпадают из расчета только в одном случае — в месяцах, в которых застрахованное лицо полностью не работало именно по уважительным причинам (см. правило 3).

Правило 5 для совместителей. Как мы отмечали выше, при исчислении среднего заработка совместителям расчетный период берут по основному месту работы (за некоторым исключением). Поэтому если по основному месту работы некоторые месяцы исключены из расчетного периода по уважительным причинам, при расчете выплат по совместительству эти месяцы также не учитывают. Такое же мнение было высказано в письме Фонда страхования по временной потере трудоспособности от 20.03.2006 г. № 01-16-557.

Определяем количество отработанных в расчетном периоде дней

На данном этапе нет ничего сложного, поскольку достаточно математически подсчитать, сколько за расчетный период застрахованным лицом факти­чески отработано дней. Если лицо работало на условиях неполной рабочей недели, в расчет, конечно, включаются только дни выхода на работу.

Не относятся к отработанному времени дни:

  • не отработанные по уважительным причинам (временная нетрудоспособность, декретный отпуск, отпуск по уходу за ребенком);
  • в течение которых наемное лицо не работало, даже если за ним сохранялся средний заработок, исчисленный в соответствии с Порядком № 100: период нахождения во всех видах отпусков, выполнения государственных и общественных обязанностей в рабочее время и т.п.

Кроме того, не всегда расчет проводят на базе рабочих дней. Существует несколько исключений.

1. Отработанное время определяют в часах, если в месяцах расчетного периода или в периоде, за который выплачивается пособие (п. 15 Порядка № 1266):

  • учет рабочего времени ведут в часах;
  • ведут суммированный учет рабочего времени;
  • установлен неполный рабочий день.

Количество отработанных часов определяют согласно табелю учета рабочего времени и утвержденным графикам сменности.

2. Расчет проводят на основании календарных дней (без учета календарных дней, не отработанных по уважительным причинам для лиц, рабочее время которых в связи с особенностями условий труда не поддается точному учету, и лиц, которые рабочее время распределяют по своему усмотрению (работа на дому, страховой агент и т.п.) (п. 14 Порядка № 1266).

3. Средний заработок определяется исходя из месячной тарифной ставки (должностного оклада), установленной работнику на момент наступления страхового случая, если перед наступлением страхового случая работник не имел заработка по уважительным причинам или заболел в первый рабочий день (п. 10 Порядка № 1266).

Исчисляем средний заработок

Для этого следует разделить сумму выплат за расчетный период, которые учтены для исчисления среднего заработка, на количество отработанных в расчетном периоде рабочих дней (часов). Заработок лиц, рабочее время которых в связи с особенностями условий труда не поддается точному учету, и лиц, которые рабочее время распределяют по своему усмотрению, следует делить на календарные дни (без учета календарных дней, не отработанных по уважительным причинам) — п. 14 Порядка № 1266.

В случае если среднюю зарплату рассчитывают исходя из месячной тарифной ставки (должностного оклада), среднедневной (среднечасовой) заработок определяется путем деления тарифной ставки (должностного оклада) на среднемесячное количество рабочих дней (часов), установленное на предприятии (в структурном подразделении или по индивидуальному графику работы).

Определенные особенности нужно учесть в случае расчета оплаты больничных совместителям. Ведь, как мы уже говорили, среднедневную (среднечасовую) зарплату совместителям исчисляют путем деления начисленной за расчетный период зарплаты по совместительству на количество рабочих дней (часов) в соответствующем расчетном периоде по основному месту работы.

Впрочем, не всегда период и режим работы по основному месту работы и по совместительству совпадают. Если по совместительству застрахованное лицо не работало несколько дней, которые приходятся на расчетный период по основному месту работы (но не наоборот!), средняя зарплата исчисляется путем деления начисленной в расчетном периоде зарплаты на количество рабочих дней (часов) по месту работы по совместительству (п. 21Порядка № 1266). На этом же акцентирует и Минтруда в письме от 07.08.2008 г. № 447/020/99-08.

Когда же на расчетный период по основному месту работы не приходится ни одного рабочего дня по совместительству, тогда заработок берут на основании расчетного периода по совместительству. В свою очередь, среднедневную его величину определяют путем деления такого заработка на количество рабочих или календарных дней по основному месту работы, приходящихся на указанный расчетный период (см. п. 2 примера п. 21, приведенного в приложении 1 к Порядку № 1266).

Если работник выполнял трудовые обязанности по разным графикам работы по основному месту работы и по совместительству, для расчета нужно брать количество отработанных рабочих дней по основному месту работы. Такая позиция была высказана в письме Минтруда от 24.10.2007 г. № 2826/0/10-07/020.

Сравниваем среднедневной заработок с максимальной величиной базы начисления ЕСВ

Выше мы уже говорили, что в средний заработок включают выплаты только в пределах максимальной величины базы начисления ЕСВ. Несмотря на это, после исчисления среднедневного (среднечасового) заработка также следует проконтролировать, не превышает ли такой заработок максимальную величину в расчете на один день (час). Если превышает, в расчет берут сумму в пределах максимальной величины.

Дневную (часовую) максимальную величину определяют путем деления установленного ее размера в последнем месяце расчетного периода на:

  • норму рабочего времени этого месяца;
  • среднемесячное количество календарных дней (30,44) — для лиц, рабочее время которых в связи с особенностями условий труда не поддается точному учету, лиц, которые рабочее время распределяют по своему усмотрению.

Интересно, что, по мнению Минтруда (см. письмо от 13.12.2007 г. № 686/020-99-06), по совместительству ограничения среднедневной зарплаты применяют для расчета только в случае если по основному месту работы в расчетном периоде отсутствует заработок, а по месту работы по совместительству он превышает указанный максимальный размер среднедневной зарплаты.

Конечно, данный этап расчета можно обойти, если невооруженным глазом видно, что месячный заработок существенно не дотягивает до максимальной величины.

 

Такой вот в целом длинный и порой непростой путь нужно пройти, чтобы безошибочно исчислить больничные. Наиболее распространенные практические ситуации расчета больничных рассмотрим в следующем материале на базе числовых примеров.